Stipend og garantiinntekter blir annonserte ca. 15. september i Norsk lysingsblad, norsk.lysingsblad.no,
med tilvisingsannonse i dagspressa.
Søknadsskjema blir distribuert til søkjarar som bed om skjema frå Statens kunstnarstipend og frå kunstnarorganisasjonane. Skjemaa er òg tilgjengelege på Statens kunstnarstipend sine nettsider www.kunstnerstipend.no.
Biletkunstnarar, kunsthandverkarar og fotografar sender søknadene til dei respektive kunstnarorganisasjonane. Andre søkjarar sender søknadene til Statens kunstnarstipend. Søknadsfristen er 15. oktober kvart år. Søknader som er leverte eller stempla etter søknadsfristen, blir returnerte til søkjarane med opplysning om at dei kan klage over at søknaden er avvist.
Søknadene blir registrerte i databasar hos høvesvis Statens kunstnarstipend, Norske Billedkunstnere, Norske Kunsthåndverkere og Forbundet Frie Fotografer. Søknader registrerte hos Statens kunstnarstipend blir sende til dei aktuelle stipendkomiteane, vanlegvis ca 1. desember. Stipendkomiteane returnerer eventuelle feilsende søknader til Statens kunstnarstipend. Statens kunstnarstipend omregistrerer og vidaresender søknadene til rett komité. Stipendkomiteane held møte og innstiller til stipend og garantiinntekt.
Stipendkomiteane sender innstilling og søknader til Statens kunstnarstipend innan den fristen Statens kunstnarstipend har sett, vanlegvis i byrjinga av februar.
Statens kunstnarstipend kontrollerer innstillingsprotokollane i forhold til kvotar og lov og regelverk. Statens kunstnarstipend melder attende til komitear som har mangelfulle protokollar slik at protokollane kan rettast opp før tildelingsmøtet til Utvalet.
Utvalet held møte, vanlegvis i slutten av mars, og tildeler stipend og garantiinntekter.
Statens kunstnarstipend informerer søkjarar som er tildelte stipend om vedtaket til Utvalet per brev. Vanlegvis går tildelingsbreva ut straks tildelingsmøtet til Utvalet er avslutta.
Kulturdepartementet offentleggjer vedtaket til Utvalet ved pressemelding. Tildelingane er frå det tidspunktet ikkje lenger konfidensielle. Innstilte reservekandidatar er framleis konfidensielle. Søkjarar som ikkje har fått innvilga søknadene sine, får skriftleg melding om avslaget og opplysning om at dei har klagerett. Klageretten er avgrensa til sakshandsaming og bruk av reglar. Det er ikkje høve til å klage på det kunstnarlege skjønnet.
Søkjarar som ønskjer å klage, sender inn klage til Statens kunstnarstipend. Frist er tre veker etter at dei har motteke avslagsbrev. Klagarar kan få kopi av innstillingsprotokollen frå stipendkomiteen (unnteke innstilling av reservekandidatar) som viser grunngjevingane som er gjevne for dei som er tildelte stipend.
Innkomne klagar blir sende til aktuell stipendkomité for fråsegn. Klagaren får innsyn i fråsegna. Utvalet handsamar klagen i møtet sitt om hausten, vanlegvis i midten av oktober.
Statens kunstnarstipend sender klagane og protokollen til Utvalet (innstilling vedrørande klagen) til Kulturdepartementet. Klagaren skal gjerast kjent med vedtaket til Utvalet og fråsegna frå stipendkomiteen.
Kulturdepartementet avgjer klagen og meddeler resultatet direkte til klagaren med kopi til Utvalet. Om klagen blir teken til følgje, må den aktuelle stipendkomiteen handsame søknaden på nytt. Dersom det viser seg at vedkomande hadde rett på stipend, vil Utvalet tildele stipend, og neste års kvote for den gjeldande kunstnargruppa kan bli redusert tilsvarande stipendutbetalinga.
Om klagen ikkje blir teken til følgje, kan søkjaren klage avgjerda til Kulturdepartementet inn for Sivilombudsmannen.
Sist oppdatert 27.04.10